Een zakelijke brief schrijven? Gebruik deze indeling als houvast

Een zakelijke brief schrijven, hoe pak je dat ook alweer aan? Die vraag schoot deze week door mijn hoofd. Ik solliciteerde op een functie als docent journalistiek bij de Fontys Hogeschool in Tilburg en moest een motivatiebrief sturen. Schrijven is mijn beroep. Maar in de precieze indeling van een zakelijke brief had ik me al jaren niet meer verdiept.

Ik kreeg flashbacks naar de middelbare school. Waar zet je ook alweer het adres, de afzender en de geadresseerde? Welke aanhef gebruik je? Hoe lang moet een brief zijn? Hoe snel kom je ter zake? En hoe sluit je af?

Onderaan krijg je ook de inhoud van mijn brief te zien als voorbeeld.

Zakelijke brief schrijven? gebruik deze indeling 

In dit artikel zet ik nog eens voor mezelf – en voor jou – op een rijtje wat de traditionele indeling en opmaak is van een zakelijke brief. Sommige onderdelen kun je eventueel schrappen, omdat ze minder relevant zijn in deze tijd, vooral als je een brief verstuurt per e-mail. Wees dus niet bang om een beetje buiten de lijntjes te kleuren.

1 – Begin met de afzender

Een zakelijke brief begin je traditioneel met je eigen naam en adres, de gegevens van de afzender dus. De ontvanger kan dan meteen zien wie de brief schrijft. Bovenaan komt dan bijvoorbeeld dit te staan. 

Dennis Rijnvis
Agnetapark 44
2324 BG Lutjebroek 

Maar je kunt je afvragen of beginnen met de afzender in deze tijd nog nodig is. Zakelijke brieven worden verstuurd per e-mail. De afzender komt dan als vanzelf naast je bericht te staan. In mijn motivatiebrief (verstuurd per e-mail) naar de Fontys Hogeschool heb ik daarom ervoor gekozen om dit weg te laten.   

2 – Dagtekening

Hierna komt de dagtekening. Je schrijft op waar en wanneer de brief is geschreven. Bijvoorbeeld:

Lutjebroek, 9 mei 2022 

Ook dit is een beetje achterhaald als je een e-mail stuurt. Maar als je een brief een officieel tintje wil geven, kan het geen kwaad. Mijn motivatiebrief heb ik wél een dagtekening gegeven. 

3 – Geadresseerde 

Officieel volgt nu de naam en het adres van de ontvanger. Alleen als je een brief per post verstuurt, is dat echt belangrijk. Je kunt het adres dan precies voor het venster van de envelop vouwen, zodat de postbode kan zien waar de brief heen moet. Een verzonnen voorbeeld: 

Hogeschool voor Motivatiebrieven
t.a.v Franka de Hond 
Prof Goossenslaan 1 
1077 XX Tilburg 

Doe dit dus niet in een e-mail, het is overbodig.   

4 – Kenmerk

In een zakelijke brief kun je nu met een korte regel het onderwerp van je brief duidelijk maken. Dit wordt ook wel het kenmerk van een brief genoemd. Dat kun je bijvoorbeeld zo doen:

Kenmerk: vacature docent journalistiek  

Als je een e-mail schrijft, is logisch om onderwerp al in de onderwerpregel al te vermelden. Maar het kan zeker geen kwaad om dit in tekst nog eens te herhalen.  

5 – Aanhef

Dit is de eerste echte stijlkeuze die je maakt in een zakelijke brief. Je spreekt de ontvanger nu aan in een korte regel boven de tekst. In een officiële brief kun je kiezen voor ‘geachte’. Maar dat klinkt een beetje afstandelijk. Als je een meer informele toon wil aanslaan, kun je de ontvanger ook aanspreken met ‘beste’. Dus bijvoorbeeld

Geachte mevrouw De Hond, 

of:

Beste mevrouw De Hond, 

In de brief naar de Hogeschool Tilburg koos ik voor ‘beste.’ Maar die keuze maakte ik niet zomaar. Ik had van tevoren al had gebeld voor meer informatie over de vacature en had een leuk, informeel gesprek met de ontvanger. Zo’n telefoontje is een goede manier om te bepalen op welke toon je de aanhef kunt schrijven. 

6 – Eerste alinea

Dit is misschien wel het belangrijkste onderdeel van de brief. Je maakt in de eerste alinea meteen duidelijk waarom je de brief stuurt. Als je bijvoorbeeld een brief schrijft om een defect product te ruilen, maak je dat in de eerste zin duidelijk. Je mag heel direct zijn, zo lang je maar netjes formuleert.

Deze brief stuur ik u, omdat ik op het beeldscherm van mijn net aangeschafte televisie al na drie dagen dode pixels ontdekte. Ik wil het apparaat omruilen voor een goed werkend exemplaar.

In een motivatiebrief val je ook met de deur in huis. Je refereert meteen aan de functie waarop je solliciteert, en je schrijft waarom je solliciteert. Heb je de ontvanger al gesproken? Of ken je iemand binnen het bedrijf? Dan is het handig daar meteen naar te verwijzen. De lezer heeft dan onmiddellijk een beeld bij wie je bent. Je brief zal beter blijven hangen.   

Zelf begon ik mijn motivatiebrief bijvoorbeeld zo:  

Het lijkt me geweldig om als docent journalistiek aan de slag te gaan op Fontys Hogeschool Journalistiek. Over de telefoon spraken we kort over het ontbreken van een master-opleiding op mijn CV en mijn uitgebreide ervaring als wetenschapsjournalist. Ik hoop dat ik je op basis van dat laatste kan overtuigen met me in zee te gaan.

7 – Inhoud 

Nu kom je bij de kern van je brief. In de volgende alinea’s geef je een toelichting op de eerste alinea. Hou het kort en krachtig. Mik op maximaal 300 woorden en drie of vier alinea’s voor dit deel van je brief. Stel: schrijft een zakelijke brief waarin je een bedrijf aanschrijft omdat je een verkeerde factuur hebt ontvangen. 

In de eerste zinnen zeg je alleen dát die rekening niet klopt en dat je niet zult betalen. In de overige alinea’s geef je een toelichting. Je zet dus uiteen waarom de rekening niet klopt, draagt daarvoor bewijs aan, en je schrijft wat er volgens jou moet gebeuren. 

Na de eerste alinea van een motivatiebrief geef je een toelichting op je sollicitatie. In mijn geval leg ik uit waarom ik in mijn ogen een goede docent ben voor de Fontys Hogeschool Journalistiek. In mijn motivatiebrief deed ik dat zo

Voorbeeld uit mijn motivatiebrief

Mijn naam is Dennis Rijnvis. Ik heb ruim 10 jaar als wetenschapsjournalist gewerkt voor o.a. de Volkskrant, NRC Handelsblad,  Psychologie Magazine en Quest. Ik heb honderden artikelen geschreven, en uitgebreid reportages in het buitenland gemaakt. Voor Quest schrijf ik nog steeds. 

Maar op dit moment geef ik voornamelijk schrijfcursussen en workshops op journalistieke redacties via Schrijfvis.nl. Deze website met schrijftips en online cursussen heb ik zelf opgebouwd en trekt 50.000 – 100.000 bezoekers per maand. Door deze schrijftrainingen merk ik hoe leuk ik het vind om jonge mensen te coachen bij het schrijven én het vinden van opdrachtgevers.    

Ik zou dat coachen en begeleiden van studenten heel graag in een intensievere vorm doen bij Fontys. Jullie benadering van onderwijs spreekt me erg aan. Ik werd vooral gegrepen door deze zin uit de vacature: ‘docenten staan bij ons ín de groep, in plaats van vóór een groep studenten.’ In die aanpak herken ik mezelf. De feedback die ik vaak van cursisten krijg, is dat mijn werkwijze relaxed, doelgericht en concreet is. 

Verder beschik ik volgens mij over de digitale kennis die jullie zoeken. Ik werk voor mijn website met video, nieuwsbrieven, content-management-systemen en podcasts. Daarnaast ben ik erg leergierig als het op het geven van onderwijs aankomt. 

8 – Afsluiting 

Sluit de zakelijke brief nu af. Voeg één of twee zinnen toe waarin je duidelijk maakt wat jij als volgende stap ziet. Als je een zakelijk bedrijf een brief stuurt over een verkeerde factuur, sluit je bijvoorbeeld met een zin waarin je het bedrijf sommeert om de factuur nietig te verklaren. 

Een motivatiebrief sluit je meestal af met een verwijzing naar een sollicitatiegesprek. Ik sloot mijn brief zo af: 

Ik zou mijn enthousiasme voor deze functie graag in een persoonlijk gesprek toelichten. En ik sta eventueel ook open voor een samenwerking op freelance basis.

9 – Afsluitende groet

Een zakelijke brief sluit je af met een groet. Dat kan heel formeel met een woord als ‘hoogachtend’, een komma, en vervolgens je eigen naam. Maar meestal kan het iets informeler. Negen van de tien keer is dit de beste afsluiting. (in dit artikel over standaardzinnen in e-mails lees je een afsluiting die zeker niet moet gebruiken)

Met vriendelijke groet, 

Dennis Rijnvis

En nu versturen? Nee, eerst redigeren!

Als je een zakelijke brief schrijft, ben je nog niet klaar na de eerste versie. Het is belangrijk dat je een goede indruk maakt en geen spelfouten maakt. Lees je tekst dus één of twee keer na en breng verbeteringen aan. Vermijd bijvoorbeeld overbodige woorden en zorg dat je zinnen niet te lang zijn. Gebruik ook niet te veel passieve zinnen, want dat leest niet lekker.

Vraag tenslotte aan familieleden of vrienden om de brief door te lezen, want zij zien weer andere dingen dan jij. Maar luister niet te veel naar hun adviezen over de inhoud, het is jouw zakelijke brief. Durf in de tekst ook jezelf te zijn.

Lees ook:

• Motivatiebrief schrijven? Met dit stappenplan kom je bovenop de stapel
• Waarom je aan de meeste voorbeelden van motivatiebrieven niets hebt
• Dit is het beste begin voor een motivatiebrief

Schrijf je net als 10.000 anderen in voor mijn wekelijkse schrijftip. De ‘gouden’ tip ontvang je meteen! Klik op de mail.

Boek schrijven?

Abonneer je op mijn speciale nieuwsbrief voor schrijvers van boeken. Elke week inspiratie en tips.

Wie is Schrijfvis eigenlijk? En wat kun je hier doen?

Klik op de button en neem een kijkje bij de cursussen: je kunt meteen beginnen!

Welke schrijfcursus op Schrijfvis past bij jou? Vergelijk de cursussen

Luister de Schrijfvis-podcast

Verrassende interviews met inspirerende schrijvers, copywriters, journalisten zoals Mensje van Keulen, Govert Schilling, Aartjan van Erkel, Jozua Douglas en de bekendste literair agent van Nederland.

Luister de podcast