Zo benut je de onderwerpregel van je mails maximaal – 3 tips voor effectievere berichten

Door mei 6th, 2019 Schrijven algemeen
onderwerpregel

Vaag, dat is het eerste woord dat in me opkomt als ik de onderwerpregels lees van veel e-mails die in mijn inbox verschijnen.

En het ergste is: ik begrijp goed hoe ze tot stand zijn gekomen. Als ik zelf een mail verstuur (ik maak regelmatig blunders op dat gebied), is mijn eerste ingeving voor de onderwerpregel ook vaak nietszeggend en inspiratieloos. Neem dit voorbeeld.

De dag voor mijn workshops stuur ik mijn cursisten een mail met de laatste informatie (zoals wat ze moeten meenemen, hoe ze cursuslocatie het beste kunnen bereiken, enzovoorts). Lange tijd was de onderwerpregel van die mails: ‘laatste info cursus zakelijk schrijven’  

Daarmee benutte ik de pakweg 50 tekens die de ontvangers van de mails kregen te zien minimaal.

Bedenk een slimme onderwerpregel

Dat merkte ik toen ik voor een nieuwe werkvorm al mijn cursisten vroeg om een zelf geschreven zakelijk tekst mee te nemen naar de workshop. Ik zette de opdracht vetgedrukt in de eerste alinea van mijn mails (die ik altijd zo kort mogelijk probeer te houden). Het resultaat? Ongeveer de helft van mijn cursisten nam daadwerkelijk een eigen tekst mee.

Dat vond ik te weinig. Toen ik bij de volgende groep weer een laatste-info-mail verstuurd, vroeg ik me af: hoe kan ik ervoor zorgen dat iedereen een eigen tekst meebrengt? Mijn oog viel op het veld voor de subjectregel.

Daar schreef ik: Neem morgen een zakelijke tekst mee.  

Het voelde in eerste instantie een beetje gek, bijna brutaal.  

We zijn gewend om de onderwerpregel te gebruiken als een soort beleefde en omslachtige eerste begroeting. In het onderwerpveld schrijven we wel waar de mail over gaat, maar bijna altijd in bedekte of cryptische termen, zoals ‘vergadering van vrijdag’, of ‘lekkage’.

Maar daarmee laten we de onderwerpregel eigenlijk onbenut bij datgene waar een e-mail voor bedoeld is: het overbrengen van een boodschap.

Welke e-mail in je inbox is effectiever?

Deze?

Of deze?

Zelf twijfel ik niet meer. Toen ik de mail met de subjectregel ‘neem morgen een zakelijke tekst mee’ verstuurde, had de volgende dag iedereen een eigen tekst bij zich. Ik kreeg zelfs een compliment van iemand die zei: heerlijk om een mail te krijgen waarvan het doel meteen duidelijk was. Natuurlijk zou je ook over een lekkage of een vergadering al veel meer details in het subject kunnen zetten. 

Hieronder krijg je 3 handvatten om effectievere onderwerpregels te schrijven bij het mailen.

Slimme onderwerpregel tip 1 – Durf met de deur in huis te vallen

Zie de onderwerpregel als de eerste regel van je mail, waarin je zo goed mogelijk verwoordt wat je van de ander wilt.

Stop met vaagheid en omslachtigheid. Zo kreeg ik pas een mail waarin de beheerder van mijn flexwerkplek vertelde dat één van mijn kantoorgenoten in het ziekenhuis was beland.

De onderwerpregel was: ‘Anne’.

Natuurlijk maakt zoiets je op een bepaalde manier nieuwsgierig. Maar ik had de mail waarschijnlijk met een veel groter gevoel van urgentie geopend met een andere subjectregel:

‘Anne ligt in ziekenhuis.’

Nog een voorbeeld: stel dat je een afspraak van komende maandag met een collega wil verzetten. De meesten mensen zijn dan geneigd om een onderwerpregel te gebruiken als: ‘afspraak maandag’ of ‘verzetten afspraak maandag’.

Maar waarom zou je het subject niet doelmatiger gebruiken:

Je collega hoeft niet eens door te klikken naar de mail. Hij of zij waarschijnlijk meteen zijn agenda pakken, en sneller reageren. 

 

Slimme onderwerpregel tip 2 – Zet de belangrijkste woorden vooraan

Ongeveer de helft van alle mails wordt gelezen op een mobiele telefoon. Op de kleine schermen worden vaak alleen de eerste woorden van de onderwerpregel getoond. Toch krijg ik vaak mails met dit soort subjectregels.  

 

De plannen van de provincie hebben meestal niet mijn allergrootste interesse dus ik ben geneigd om zo’n mail te negeren. Maar niet als ik had geweten dat het om mijn lievelingsdier gaat 😉

Dat zag ik pas toen ik mijn mailbox op mijn desktop opende.  

Kortom: het is slim om de belangrijkste en meest onderscheidende woorden vooraan je subjectregel te zetten.

Bijvoorbeeld: Wasbeer krijgt toch opvang van provincie

3 – Zorg dat je subjectregel context heeft en ‘vindbaar’ is  

We geven meestal weinig context in een onderwerpregel. Dit gebeurt vaak: de ene werknemer stuurt de ander een e-mail, bijvoorbeeld met extra cijfers voor het jaarverslag. In de subjectregel zet hij: ‘de beloofde pdf’. Verder laat hij de mail blanco, en voegt hij alleen een PDF bij.

Niet erg handig. Als de collega over een paar maanden met het jaarverslag begint, zal hij de mail niet makkelijk kunnen opsporen. Wanneer hij zoekt op ‘jaarverslag’  of ‘aanvullende cijfers’, vindt hij niets.

Een beter vindbare onderwerpregel zou zijn: ‘extra cijfers voor jaarverslag 2019’.

Kortom: zorgt dat je onderwerpregel niet alleen op de korte termijn goed vindbaar is in een mailbox, maar ook op de lange termijn.

Maar eerlijk is eerlijk, ik denk dat iedereen wel eens te vaag of te omslachtig is in mails. In deze post bespreek ik een persoonlijke blunder en geef ik tips voor korte en duidelijke mails.

Leer meer zakelijke schrijftechnieken in mijn cursus Zakelijk schrijven met aantrekkingskracht.

Lees ook:

Wil je meer dan alleen een e-mail schrijven Schrijf je in voor mijn algemene nieuwsbrief vol schrijftips, de Schrijfvis.
Wil je een boek schrijven? 
Meld je dan aan voor de Boekschrijfvis – mijn speciale nieuwsbrief voor schrijvers van boeken en korte verhalen.

 

 

Dennis Rijnvis

Over Dennis Rijnvis

Dennis Rijnvis, journalist voor onder meer De Volkskrant, Quest, Nu.nl en Psychologie Magazine. Maar ook schrijver van de thriller Savelsbos, uitgegeven door Cargo/De Bezige Bij. Op dit blog deel ik mijn inzichten en ervaringen op het gebied van schrijven.

Reageer

Verhelder je teksten

Ontvang maandelijks de beste schrijftips (gratis)