Deze 7 standaardzinnen kun je beter schrappen uit je e-mails (en andere teksten)

Door maart 7th, 2019 Schrijven algemeen
e-mail schrijven

Soms wordt een zakelijke e-mail schrijven te veel een automatisme.

Deze week deed ik een klein onderzoek naar standaardzinnen in mijn mails.  Ik schreef in de afgelopen jaren vier keer de afsluitende zin: ‘laten we contact houden’, meestal in berichten naar mensen die ik interviewde voor kranten of tijdschriften.  Gek genoeg was dat in alle gevallen het laatste bericht dat ik stuurde; ik heb ze nooit meer gesproken of gezien.

Natuurlijk was dat destijds niet mijn insteek. Ik vond het interessante mailwisselingen, en was deze mensen oprecht dankbaar voor hun hulp. Maar ‘laten we contact houden’, was misschien iets te enthousiast.

E-mail schrijven? Vermijd deze standaardzinnen

Als we een zakelijke e-mail schrijven, gebruik we vaak standaardzinnen die niet helemaal oprecht zijn, of waarmee we iets anders bedoelen dan dat er staat. Soms zijn ze zelfs ronduit onaardig, betweterig, of overbodig.

Hieronder heb ik 9 van die zinnen verzameld. Je kunt ze volgens mij beter schrappen uit je mails. (Hier vind je meer tips om je e-mails minder langdradig te maken)

Eerlijk is eerlijk, de meeste heb ik zelf ook wel eens gebruikt. Maar als je ze weglaat en vervangt door een zin waar je iets langer over nadenkt, worden je mails vriendelijker, bescheidener en begripvoller.

(Veel van deze zinnen kun je natuurlijk niet alleen uit je mails schrappen, maar ook uit de rest van je dagelijkse taalgebruik)

1 – Bij voorbaat dank…

Niets mis mee om iemand te bedanken. Maar gebruik deze bijzin niet als je eigenlijk een gunst vraagt van iemand, want dan heb je de ander als het ware verplicht om ‘ja’ te zeggen. En een e-mail schrijven is niet hetzelfde als een bevel schrijven.

Zou je vandaag nog op deze mail willen reageren? Bij voorbaat dank.

Dit is bij voorbaat niet zo sympathiek.

2 – Met alle respect… / Ik wil niet onaardig zijn, maar…

Je begint een zin alleen op deze manier als je hierna iets schrijft dat blijkbaar als respectloos of onaardig kan worden opgevat, anders hoef je jezelf daar niet bij voorbaat voor in te dekken.

Ik wil niet onaardig zijn, maar de presentatie van je leek nergens op.

Probeer je kritiek subtieler te verwoorden, of haal de zogenaamd beleefde inleiding weg en wees gewoon onaardig.

3 – Hoe gaat het?

Ik ben een groot voorstander van praten over koetjes en kalfjes. Maar deze vraag verschijnt soms ook bovenaan in zakelijke mails.

Hoe gaat het? Zou je morgen kunnen aanschuiven bij het overleg in Amsterdam?

Natuurlijk is deze standaardzin goed bedoeld, maar het is logischer om te schrijven: ‘Ik hoop dat het goed met je gaat.” Een zin zonder vraagteken leidt minder af van het hoofdonderwerp. Je kunt je sowieso afvragen of de afzender écht is geïnteresseerd in de koetjes en kalfjes van de ontvanger.

4 – Nogmaals wil ik…

Deze bijzin is niet alleen overbodig in e-mails, maar in alle teksten. Als je iets al eerder hebt vermeld, wek je irritatie bij de afzender door het in dezelfde mail te herhalen. Zeker als je ook nog eens zelf benadrukt dat je iets voor de tweede keer vermeldt.

5 – Sorry voor de dubbele mail

Als je per ongeluk je nieuwsbrief twee keer hebt verstuurd, is het verleidelijk om nog een mail te sturen om je te excuseren met dit standaardzinnetje. Doe dat niet, want daarmee sta je drie keer in de inbox van je contactpersoon.

6 – Sportieve/warme groet

Ooit mailde ik voor een interview de Nederlands kampioen springtouwen. Hij sloot zijn mails af met ‘springende groet’.

Deze afsluitende zin zie je in allerlei vormen. Sommige sporters ondertekenen hun mails ‘met sportieve groet’, Anderen benadrukken met een ‘warme groet’ hun karakter.

Ergens is dat aandoenlijk, maar in de afsluitende zin van een zakelijke mail komt het wat zelfgenoegzaam over. Een simpele ‘groet’, of desnoods ‘met vriendelijke groet’ volstaat.

7 Denk aan het milieu voordat u deze e-mail print

Ja, het klimaat is een actueel thema. Maar als je dit soort zinnen schrijft, is het net alsof je jezelf boven de ander plaatst. Jij bent je bewust van het klimaatprobleem, en de ander blijkbaar niet.

Ook kun je je afvragen of er echt nog zo veel mensen zijn die hun e-mails nog printen (ja, dat is een contaminatie).

Als je toch activist uit wilt hangen, vraag mensen dan om minder het vliegtuig te pakken voor het werk en meer per e-mail te regelen, dat zou tenminste nog echt een verschil maken (als ze dan maar niet te veel standaardzinnen gebruiken ;-)).

Oh ja, nog een laatste tips deze 3 vormen van excuustaal verzwakken je -emails.

Lees ook:

Wil je meer dan alleen een e-mail schrijven Schrijf je in voor mijn algemene nieuwsbrief vol schrijftips, de Schrijfvis.
Wil je een boek schrijven? 
Meld je dan aan voor de Boekschrijfvis – mijn speciale nieuwsbrief voor schrijvers van boeken en korte verhalen.

Dennis Rijnvis

Over Dennis Rijnvis

Dennis Rijnvis, journalist voor onder meer De Volkskrant, Quest, Nu.nl en Psychologie Magazine. Maar ook schrijver van de thriller Savelsbos, uitgegeven door Cargo/De Bezige Bij. Op dit blog deel ik mijn inzichten en ervaringen op het gebied van schrijven.

2 Comments

  • Kristian Kramer schreef:

    Hee hoe gaat het? 🙂

    Dank voor de tips, wederom nuttig! Ik heb er ook een: “Hopelijk heb ik u hiermee voldoende geïnformeerd.”
    Daar ga ik wel van uit ja, anders had je meer informatie in de mail (brief) moeten zetten…

  • Maarten schreef:

    Verbaas je er niet over hoeveel mailtjes er nog geprint worden. Maar het zinnetje ‘denk aan het milieu…’ komt gewoon mee. Dus inderdaad, bespaar inkt en laat het zinnetje weg.

Reageer

Verhelder je teksten

Ontvang maandelijks de beste schrijftips (gratis)