Nee zeggen in e-mails wordt makkelijker met deze overtuigingstechniek

Soms stop ik een tijdbom in mijn e-mails. Tenminste, zo voelt het. Ik ben dan te veel bezig met hoe de ontvanger zal reageren op één woord. Het kost me vaak zelfs moeite om dat drieletterige woordje te typen: ‘nee’.  Maar… ik heb een nieuwe stap gezet bij het leren nee zeggen in e-mails. 

Nee zeggen was nooit mijn prioriteit. Ik werkte als freelance journalist en ik mailde vooral met opdrachtgevers zoals Quest of de Volkskrant. Als zij me een bericht stuurden met de vraag of ik een artikel wilde schrijven, zei ik bijna altijd ja. 

Nu Schrijfvis is uitgegroeid tot een goed bezochte website met 100.000 bezoekers per maand moet ik veel vaker nee verkopen. Bijna elke week ontvang ik wel een paar mails met een vraag als: 

Wil je mijn tekst eens doorlezen en feedback geven?
Kun je me wat tips geven om een uitgever te vinden? 
Wil je een link naar mijn website plaatsen? 
Wil je een (digitale) koffie met me doen en wat advies geven? 

Leren nee zeggen in e-mails

Natuurlijk zou ik iedereen graag helpen. Maar elk uurtje dat ik besteed aan deze verzoekjes gaat af van mijn tijd om artikelen te schrijven, cursussen te maken en feedback te geven op betalende cursisten. En ja, ik zou mijn vrije tijd kunnen opofferen. Maar die besteed ik eerlijk gezegd liever aan mijn familie, vrienden, sport, boeken, en mijn eigen droom om een nieuwe thriller te schrijven. 

Waarom vind ik – en met mij veel anderen – het nu zo lastig om nee te zeggen in e-mails? In mijn hoofd gaan bijvoorbeeld vaak dit soort gedachtes om:

Als ik nee zeg, zal zal de ontvanger misschien denken: die Schrijfvis doet wel net alsof hij tips geeft, maar eigenlijk is hij maar arrogant.

Of ik begin te piekeren over de reactie van de ontvanger. Zal hij of zij een woedende mail terugsturen? Gaat hij of zij me misschien zelfs  zwart maken op social media? Deze gedachten slaan nergens op, maar ze zijn er wel. En ik denk dat veel mensen dit soort spookbeelden zien als ze ‘nee’ typen. Ze ontstaan als je bang bent dat de ander een afwijzing persoonlijk opvat.

Natuurlijk is een nee meestal niet persoonlijk, maar hoe maak je dat duidelijk?  Laatst besefte ik opeens dat slimme mailers daar een simpele schrijftechniek voor gebruiken.

Leren nee zeggen: een simpele techniek

Jaren geleden kwam ik deze techniek zelf al tegen in een mailtje dat ik ontving. Ik volgde een paar sessies bij een psycholoog, omdat ik lichtelijk overspannen was. Toen ik een afspraak wilde maken voor mijn tweede sessie, had ik nog niet betaald voor de eerste. Ze stuurde me deze mail: 

Hallo Dennis 

De afspraak moet helaas nog heel even wachten. Ik zag dat je nog niet hebt betaald voor de vorige sessie. Dat is geen probleem, maar ik heb met mezelf afgesproken dat alleen nieuwe sessies inplan als de factuur daadwerkelijk binnen 30 dagen is betaald. Ik zie je graag snel weer. 

Destijds sloeg ik weinig acht op de mail. Ik betaalde de rekening, en plande daarna de volgende sessie in. Maar deze week begreep ik opeens waarom ze haar ‘nee’ op bovenstaande manier formuleerde. 

Ik luisterde naar aflevering 493 van de podcast van Tim Ferriss, een bekende Amerikaanse ondernemer. Hij vertelt daarin dat hij bijna dagelijks mails ontvangt van mensen die een boek hebben geschreven en hem een recensie-exemplaar aanbieden.

Maar meestal heeft hij geen zin om hun boek te lezen. 

Hij zegt daarover: ‘Er komen zoveel nieuwe boeken uit, dat ik ze onmogelijk allemaal kan lezen. Ik zou daar een dagtaak aan hebben. Boeken moeten in mijn ogen rijpen en de tand des tijds doorstaan. Als ze na een jaar nog worden verkocht, is dat voor mij een teken dat ze de moeite waard zijn om te lezen. Daarom heb ik voor mezelf de regel ingevoerd dat ik geen boeken lees die minder dan een jaar oud zijn.’ 

Leren nee zeggen: volg je eigen regel

Sinds kort zet hij deze regel ook expliciet in zijn e-mails. Door het overweldigende aanbod van boeken heb ik mezelf de regel opgelegd dat ik alleen nog boeken lees die meer dan een jaar oud zijn. 

Tot zijn verbazing reageerden veel mailers daar verrassend begripvol op. ‘Ze hebben nu minder het gevoel dat het een persoonlijke afwijzing is’ , zegt Ferriss in de podcast.

Voor mij was het een verhelderend inzicht. Als een psycholoog en een succesvolle ondernemer dit kunnen, waarom ik dan niet? Door een afwijzing in een e-mail te koppelen aan een principe of leefregel van jezelf, maak je een ‘nee’ minder persoonlijk. 

Leren nee zeggen: stel jezelf gerust

Daarmee stel je niet alleen ontvanger van de mail gerust, maar ook jezelf. Je schrijft expliciet op dat de reden van jouw ‘nee’ niets te maken heeft met de ander, maar alleen met jouw principes. Daardoor wordt het gemakkelijker om op ‘send’ te drukken zonder allerlei scenario’s in je hoofd te halen waarin de ander boos of teleurgesteld is. 

Sorry, ik kan niet met je koffie drinken, want ik heb met mezelf afgesproken dat ik al mijn tijd voor 1 op 1 sessies aan betalende cursisten besteed. 

Inmiddels pas ik deze methode vaak toe. En de resultaten zijn verrassend. Pas wees ik een aanbod af van iemand die voorstelde om koffie te doen om over een linkruil te praten. 

Ik stuurde een ‘nee’. 

Ik kan geen link met je ruilen, want ik geloof in het principe van spontaan linken. Ik link alleen naar de websites van anderen als dat volledig uit mezelf komt, bijvoorbeeld als iemand voorkomt in een artikel dat ik schrijf.

Hij reageerde snel en begripvol. 

Jammer uiteraard, maar wel een helder standpunt. 

Natuurlijk houd ik me aan mijn eigen regel. Hierbij link ik alsnog naar zijn website. Mail me niet dat je ook een link wil, want je kent het antwoord al 😉 

Lees al mijn algemene schrijftips, of in ieder geval:

Waarom ik vaker nee moet zeggen – en jij ook
Zo schrijf je een mail waarop je snel antwoord krijgt
Dit zijn de beste overtuigingstechnieken voor in e-mails

Schrijf je net als 10.000 anderen in voor mijn wekelijkse schrijftip. De ‘gouden’ tip ontvang je meteen! Klik op de mail.

Boek schrijven?

Abonneer je op mijn speciale nieuwsbrief voor schrijvers van boeken. Elke week inspiratie en tips.

Wie is Schrijfvis eigenlijk? En wat kun je hier doen?

Klik op de button en neem een kijkje bij de cursussen: je kunt meteen beginnen!

Welke schrijfcursus op Schrijfvis past bij jou? Vergelijk de cursussen

Luister de Schrijfvis-podcast

Verrassende interviews met inspirerende schrijvers, copywriters, journalisten zoals Mensje van Keulen, Govert Schilling, Aartjan van Erkel, Jozua Douglas en de bekendste literair agent van Nederland.

Luister de podcast