Out-of-office-reply schrijven: 7 tactieken voor meer rust en een beetje humor

Door 11 juli 2017Geen categorie
out-of-office-reply

Laatst plofte deze out-of-office-reply in mijn mailbox.

Tot en met 31 mei ben ik op vakantie! Voor dringende zaken – cavia’s nemen de wereld over, die orde van grootte – ben ik bereikbaar op onderstaand telefoonnummer.

Het was de afwezigheidsnotificatie van mijn Volkskrant-collega Ronald Velthuizen, tot nu toe de enige out-of-office-reply die me hardop deed lachen. Het schrijven van een goede afwezigheidsnotificatie lijkt een routineklusje waaraan je niet veel verkeerd kunt doen. Je informeert je lezer simpelweg dat je afwezig bent en noemt de datum waarop je weer terug bent van vakantie.

(Vaker ‘nee’ zeggen helpt natuurlijk ook om meer rust te krijgen)

Out-of-office-reply schrijven

Maar met een goede out-of-office-reply kun je meer bereiken: sympathie en meer rust voor jezelf in de komende zomer. Als je bijvoorbeeld schrijft dat mensen je alleen mogen bellen als cavia’s de dienst gaan uitmaken, zullen de meeste mailers tenminste glimlachen én drie keer nadenken voordat ze de telefoon pakken en je uit je vakantiebubbel bellen.

Maar hoe componeer je een sympathieke afwezigheidsmelding? Wat zijn de beste tactieken om jezelf en je lezer een goed gevoel te bezorgen? Zeven tips en voorbeelden van experts.

  1. Wees persoonlijk

Met een grap (zoals over de cavia’s) laat je iets van jezelf zien. Maar een paar persoonlijke details over je reis of bestemming wekken ook meer sympathie op bij je lezer dan alleen een kille melding dat je afwezig bent. Wat ga je doen tijdens je afwezigheid, en waarom?

De Amerikaanse boekenredacteur Michael Merschel kreeg veel media-aandacht met deze out-of-office-reply:

Als je geïrriteerd bent, omdat ik niet op kantoor ben, wil ik dat je je een man van middelbare leeftijd voorstelt die 18 jaar geleden vader werd van een prachtige baby en haar nu naar een gigantische universiteit brengt, waar allerlei mensen zijn die de dingen doen die iedereen doet in het studentenleven. Hij moet haar daar achterlaten en alleen naar huis rijden in een minibusje in het donker.

  1. Wees duidelijk (ook voor jezelf)

In deze tijd heb je bijna overal toegang tot e-mail. Veel mensen schrijven daarom in hun out-of-office reply dat ze hun mails ‘beperkt lezen’ of ‘sporadisch bekijken’. Niet mis mee, maar daarmee geef je mailers hoop dat je toch zult antwoorden.

Ook blijft het onduidelijk wat er met de mail zal gebeuren: zul je hem uiteindelijk lezen, of moet de ander opnieuw mailen als je terug bent van vakantie? Voorkom dit soort verwarring door een datum te noemen waarop je alle e-mails zult lezen, of schrijf dat mensen je na je vakantie opnieuw moeten mailen.

Als je simpelweg stelt dat je je mailbox niet zult openen tot een bepaalde datum, geef je jezelf ook meer rust. Het is prettiger vakantie vieren als je niet constant de noodzaak voelt om je mailbox te openen.

  1. Geef jezelf ruimte

Je kunt in je out-of-office-reply natuurlijk de datum noemen waarop je terugkomt. Maar waarom zou je jezelf niet wat extra tijd geven om bij te komen na je vakantie.

‘Als ik reis, gebruik ik een out-of-office-reply waarin ik mensen vraag opnieuw te mailen op een datum die tenminste één dag verder ligt dan de datum waarop ik terugkeer van vakantie’, schrijft carriere-coach Marci Alboher in de New York Times. 

        4. Bespaar jezelf werk (als je durft)

Zeggen dat je geen mails zult lezen, is voor de meeste mensen al heel wat. Maar je kunt nog een stap verder gaan en schrijven dat je alle mails die je ontvangt zult deleten. Voor de meeste mensen gaat dat waarschijnlijk iets te ver. Maar de Amerikaanse uitgever Mallory Oldberg stuurde onlangs in haar vakantie deze out-of-office reply:

Ik ben nu op vakantie en accepteer geen mails, nergens over. Ik zal bij terugkomst ook geen oude e-mails lezen, omdat ik dat vind contrasteren met mijn vakantiegevoel

En het is geen loos dreigement. “Bij terugkomst heb ik inderdaad alle e-mails gedelete”, verklaart ze in de New York Times.

  1. Overdrijf niet

Een persoonlijke tint is leuk, maar schep niet op over je vakantie met teksten als: ‘Terwijl jij deze mail stuurt, drink ik cocktails op het strand van Ibiza.’ Maak jezelf ook niet belangrijker dan je bent. Niemand zit te wachten op een lijst e-mailadressen van al die mensen die jouw taken overnemen. Verwijs hooguit door naar één persoon.

  1. Wees niet te lollig

Maar de grootste fout: probeer niet té lollig te zijn. Blijf verre van deze lijst met ‘grappige’ out-of-office replies die talloze websites van elkaar overschrijven.

  1. Stuur niet te snel een out-office-reply

Steeds vaker ontvang ik een out-of-office-reply van mensen die op vrijdag niet werken, of één dagje vrij hebben genomen. Zelf ervaar ik die berichtjes als overbodig. Moeten we elkaar straks ook out-of-office-berichten sturen als we even koffie zijn gaan halen?

Het is volgens mij geen ramp als je een mail niet meteen beantwoordt, en de verzender zal normaal gesproken niet meteen in paniek raken (anders is er altijd nog de telefoon). Daarnaast zorgt je out-of-office-reply voor weer een extra mail in een waarschijnlijk toch al overvolle mailbox.

Laten we ook gewoon een beetje geduld met elkaar hebben tijdens het mailen, en elkaar een welverdiende vakantie gunnen.

De belangrijkste lessen: hoe schrijf je een goede out-of-office-reply in 2018?

  1. Wees persoonlijk – Geef een klein persoonlijk detail over je vakantieplannen (1 zin is genoeg)
  2. Wees duidelijk – laat mensen weten of je hun berichten nog leest, of dat ze beter later nog eens kunnen mailen.
  3.  Geef jezelf ruimte – Noem in je mail niet de datum waarop je terug bent van vakantie, maar de datum waarop je klaar bent om weer aan het werk te gaan.

Wil je onder mijn begeleiding aantrekkelijker leren schrijven? Volg in Den Haag mijn drie uur durende schrijfcursus Zakelijk schrijven met aantrekkingskracht – daarna krijg je meer gedaan van je klanten en collega’s met e-mails, blogs, webteksten en artikelen.

Op de hoogte blijven en geen schrijftips missen? Schrijf je in voor mijn algemene nieuwsbrief, de Schrijfvis.

Wil je een boek schrijven? Meld je dan aan voor de Boekschrijfvis – mijn speciale nieuwsbrief voor schrijvers van boeken en korte verhalen. 

Lees ook:

Dennis Rijnvis

Over Dennis Rijnvis

Dennis Rijnvis, journalist voor onder meer De Volkskrant, Quest, Nu.nl en Psychologie Magazine. Maar ook schrijver van de thriller Savelsbos, uitgegeven door Cargo/De Bezige Bij. Op dit blog deel ik mijn inzichten en ervaringen op het gebied van schrijven.

Reageer

Verhelder je teksten

Ontvang maandelijks de beste schrijftips (gratis)