Afgelopen zomer plofte deze out-of-office-reply in mijn mailbox.

Tot en met 31 mei ben ik op vakantie! Voor dringende zaken – cavia’s nemen de wereld over, die orde van grootte – ben ik bereikbaar op onderstaand telefoonnummer.

Het was de afwezigheidsnotificatie van mijn Volkskrant-collega Ronald Velthuizen, tot nu toe de enige out-of-office reply die me hardop deed lachen. Het schrijven van een goede afwezigheidsnotificatie lijkt een routineklusje waaraan je niet veel verkeerd kunt doen. Je informeert je lezer simpelweg dat je afwezig bent en noemt de datum waarop je weer terug bent van vakantie.

Out-of-office-reply schrijven

Maar met een goede out-of-office-reply kun je meer bereiken: sympathie en meer rust voor jezelf. Als je bijvoorbeeld schrijft dat mensen je alleen mogen bellen als cavia’s de dienst gaan uitmaken, zullen de meeste mailers tenminste glimlachen én drie keer nadenken voordat ze de telefoon pakken en je uit je vakantiebubbel bellen.

Maar hoe componeer je een sympathieke afwezigheidsmelding? Wat zijn de beste tactieken om jezelf en je lezer een goed gevoel te bezorgen? Zeven tips en voorbeelden van experts.

Tot een paar jaar geleden gebruikte ik regelmatig een vorm van ambtelijk taalgebruik in e-mails. Als ik ergens solliciteerde naar een baan of opdracht, begon ik met: ‘Geachte meneer/mevrouw’

Daarmee toon je beleefdheid en respect, zo was me geleerd.  Totdat ik op een dag een reply kreeg van een hoofdredacteur.

‘Wat grappig dat je me aanschrijft met ‘geachte’. Ik dacht dat alleen mensen in de politiek elkaar zo aanspraken: ‘geachte leden van de Staten-Generaal!’

Hij had gelijk. ‘Geachte’ is een onnodig formeel woord. Dat besef je vooral als je zelf zo wordt aangesproken. Als ik ‘Geachte meneer Rijnvis’ wordt genoemd in een mail, voel ik me veel minder op mijn gemak dan wanneer ik gewoon wordt aangesproken met ‘Meneer Rijnvis’ of nog beter, ‘Beste Dennis’

Ambtelijk taalgebruik

Het woord ‘geachte’ is maar het topje van grote ijsberg van ambtelijk taalgebruik in e-mails, artikelen en rapporten. Volgens mij zijn er veel formele woorden, zinnen en uitdrukkingen waarmee je onbedoeld je lezers kunt vervreemden van een tekst.

Zelfs in artikelen voor een breed publiek staan soms termen als ‘edoch’, ‘inzake’ en ’tevens’ (lees verder voor voorbeelden). Eerlijk gezegd geloof ik niet meer dat ze uit beleefdheid worden gebruikt of uit respect voor de lezer. Onbewust kiezen we volgens mij voor ambtelijk taalgebruik als we zelf respectabel willen overkomen.

We kennen formele woorden als ‘geachte’ en ’tevens’ uit e-mails van overheidsinstellingen, bedrijven en mensen, die gezag willen uitstralen. Als we ze zelf in onze tekst verwerken doen we stiekem hetzelfde: we hopen dat de lezer onder de indruk raakt.

Maar het gekke is dat ambtelijk taalgebruik vaak averechts werkt en juist weinig effect heeft.

Wanneer heb je voor het laatst iemand in het dagelijks leven aangesproken met ‘geachte’? En gebruik je in een gesprek ooit woorden als ‘doch’ of ‘tevens’? De termen zijn voor veel mensen onbekend en staan ver van hun bed: ze voelen zich er niet door aangesproken.

Kortom: als je voor een algemeen publiek wilt schrijven, komt een tekst met veel ambtelijk taalgebruik minder krachtig over. Je schept er afstand mee. Oordeel zelf, welke tekst is aansprekender?

Gaarne vernemen wij in uw schrijven wanneer uw aanvangt met uw werkzaamheden

of

Graag horen wij wanneer u met het werk begint

Nu is bovenstaande voorbeeld misschien wat overdreven, maar er zijn veel kleine formele uitdrukkingen die bij iedereen in de tekst sluipen – omdat je het zo geleerd hebt, uit gewoonte, of omdat je stiekem indruk wilt maken.

Hieronder 13 voorbeelden uit kranten, tijdschriften en mijn eigen werk.

Kun je daarvan leven? Die vraag krijg ik regelmatig als ik vertel dat ik artikelen schrijf voor kranten, tijdschriften en websites. Bij deze het antwoord op de vraag: wat verdient een journalist?

Schrijven is geen vetpot. Bij mijn eerste opdrachtgever – De Delftse Post – verdiende ik ongeveer 30 euro voor een artikel van 800 woorden. Als ik met dat tarief een aanvaardbaar salaris zou willen verdienen, zeg 3.000 euro, dan zou ik 80.000 woorden per maand moeten schrijven, oftewel een boek per maand. Mijn thriller Savelsbos was iets meer dan 82.000 woorden lang.

Gelukkig verdien je als schrijver voor landelijke publicaties beter. De gemiddelde tarieven bij kranten en tijdschriften waarvoor ik nu werk, liggen tussen de 0,35 en 0,45 cent per woord.

Wat verdient een journalist?

Als ik maandelijks 3500 euro per wil verdienen – een bedrag waarmee ik prima kan rondkomen – moet ik 10.000 woorden per maand schrijven. Dat is één lang artikel per week (2.500 woorden) in bijvoorbeeld de Volkskrant, Psychologie Magazine, Quest of KIJK.

Daarmee heb je het als freelance schrijver in Nederland relatief makkelijk, zo blijkt uit dit onderzoek van de Amerikaanse infographic-website Venngage. Journalisten en tekstschrijvers in New York City moeten gemiddeld ruim 17.000 woorden per maand aan opdrachtgevers verkopen om hun rekeningen te betalen.

Maar het gaat hier natuurlijk om gemiddelden. Het antwoord op de vraag ‘wat verdient een journalist?’ hangt in grote mate af van waar je pitcht en hoe je met opdrachtgevers omgaat. Hieronder negen tips om je woorden voor een zo goed mogelijke prijs aan de man te brengen.

Toen ik 16 was, vulde ik vakken bij de Albert Heijn. Het was tot nu toe de enige baan in mijn leven waarbij ik dozen moest uitpakken.

Ik haalde tubes tandpasta, pakken muesli of andere levensmiddelen uit de dozen. Vervolgens plaatste ik deze tubes en pakken netjes vooraan in de schappen, zodat klanten ze makkelijk konden pakken. Ik was er niet goed in. Sterker nog: na een paar weken werd ik ontslagen.

‘Je staat te veel te dromen en te denken, je moet gewoon die dozen uitpakken en graag wat sneller’, zei de supermarktmanager. ‘Volgens mij kun je beter wat anders gaan doen.’

Als ik mensen een artikel hoor aanduiden als ‘content’, moet ik altijd aan die korte periode als vakkenvuller denken.  Zeker als ze aan komen zetten met quotes als deze, van managementgoeroe Bob Boiko, schrijver van de Content Management Bible.

‘Een website zonder content is als een lege doos’

Bij dit soort uitspraken krijg ik het gevoel dat mijn oude supermarktmanager mee staat te kijken over mijn schouder terwijl ik aan het schrijven ben. En hoewel ik geloof dat hij een punt had toen me ontsloeg als 16-jarige (ik was geen beste vakkenvuller), zit ik bij het schrijven niet echt te wachten op zijn advies.

Volgens mij is de term ‘content’ voor artikelen niet alleen verkeerd gekozen, maar ook een beetje gevaarlijk – om de volgende 7 redenen.